Hai să vorbim despre Declarația 406 (SAF-T), o poveste în stilul „ANAF vine peste tine cu PDF-ul în brațe și-ți cere tot, de la facturi la ciorbe”. Sună familiar, nu? Adevărul e că, dacă ai o firmă în România, fie ea mică sau mare, SAF-T devine obligatoriu. Și dacă nu ai habar ce e asta, nicio grijă, o să încerc să îți explic cât mai multe, din ceea ce am înțeles și eu.
Ce este Declarația 406 (SAF-T)?
Declarația 406, cunoscută și ca fișierul SAF-T, nu e altceva decât un XML complicat care îți „scanează” toată contabilitatea și o trimite direct la ANAF. Practic, autoritățile fiscale își fac treaba mai ușor, zic ei că vor colecta mai multe taxe și, teoretic, reduc evaziunea fiscală. Mai simplu spus, ANAF vrea să vadă facturile tale înainte să te vadă pe tine la ușă.
Este un format de fișier pe care îl implementează și alte țări europene, deci nu suntem singurii cu această „plăcere”. Practic, toate detaliile financiare ale firmei sunt transmise direct către ANAF, digital, fără prea multe interacțiuni fizice. Dar cu mai multă bătaie de cap pentru multiple tipuri de entități juridice și pentru contabili. Din 2025 și pentru microîntreprinderi.
Cine depune Declarația 406?
Hai să clarificăm ceva. Nu doar firmele mari sunt implicate aici. Declarația asta nu face discriminări. Dacă ești un SRL mic sau o organizație cooperatistă, te încadrezi și tu. Lista e lungă, dar, ca să-ți faci o idee, iată cine trebuie să se pregătească:
- Societăți pe acțiuni, SRL-uri, SNC-uri, SCA-uri și toate celelalte litere din alfabetul financiar;
- Companii naționale, organizații cooperatiste, meșteșugărești
- Asociații cu sau fără scop patrimonial – adică tot felul de ONG-uri;
- Persoane juridice străine care desfășoară activitate printr-un sediu permanent în România;
- Firme nerezidente care au cod de TVA în România.
E clar, dacă ai o firmă sau chiar un colț de business, trebuie să iei în serios această declarație începând cu anul următor, pentru că altfel riști să te trezești cu controale.
Cum se completează și ce conține Declarația 406?
Acum că știi că trebuie să o depui, poate te întrebi ce nevoia trebuie să completezi în acest SAF-T. Dacă ai un contabil care știe despre ce este vorba, scapi ușor. Dacă nu, uite aici pe scurt:
- Facturi emise și primite: Absolut toate. Nu scapi de nimic.
- Plăți și încasări: Da, ANAF vrea să vadă tot cashflow-ul tău, fără excepții.
- Stocuri: Ai un depozit? Îi interesează și pe ei ce ai acolo, așa că raportează tot.
- Mijloace fixe: De la mașini de firmă până la echipamente, trebuie să fie în fișier.
- Conturi și rapoarte contabile: Adică balanțe, situații financiare și alte chestii care îți dau dureri de cap dacă nu ești contabil.
Se completează electronic și, bineînțeles, ai nevoie de un software specializat pentru așa ceva. Nu te apuca să faci asta în Excel, nu merge. O să ai nevoie de o soluție IT compatibilă sau de ajutorul unui contabil priceput. Sau un software ERP care să îți facă asta automat, dacă ești o companie suficient de mare. Bine, mare parte din companiile mari și mijlocii trebuie să completeze acest fișier de mai bine de un an și au probabil echipe întregi de contabili care să perie toate activele acestor companii.
Când trebuie depusă Declarația SAF-T (D406) ?
În funcție de mărimea companiei tale, termenele variază. Companiile mari au început deja să depună acest fișier din ianuarie 2022. Cei medii au intrat în schemă din ianuarie 2023, iar dacă ai o firmă mică, ai noroc până în 2025. Dar să nu te relaxezi prea mult – timpul trece repede și deadline-urile bat la ușă.
Declarația trebuie depusă trimestrial sau lunar, în funcție de activitatea firmei, iar nerespectarea termenului poate atrage sancțiuni. Ceva îmi spune că în Ianuarie 2025 vor fi multe firme care vor avea bătăi de cap cu asta.
Alte lucruri de știut legat de Declarația SAF-T
Poate nu pare mare lucru, dar transmiterea fișierului se face exclusiv online, prin portalul ANAF. Plus, ai nevoie de o semnătură electronică calificată. Așa că, dacă nu ai rezolvat treaba asta până acum, ai face bine să îți iei o semnătură electronică cât mai repede.
Și un alt aspect: trebuie să te asiguri că software-ul tău de contabilitate poate genera fișierul SAF-T corect. Nu te baza pe metode „clasice”, gen raportări manuale, pentru că nu vor funcționa. Dacă ai o soluție ERP sau un soft de contabilitate, întreabă-ți furnizorul dacă e pregătit pentru SAF-T.
O mică veste bună este că ANAF a mai dat câteva amânări pentru unii contribuabili, dar asta nu înseamnă că trebuie să aștepți până în ultimul moment. E mai bine să fii pregătit din timp și să nu te stresezi pe ultima sută de metri.
Declarația 406 SAF-T nu e ceva de ignorat. Dacă vrei să eviți vizite neplăcute de la ANAF sau amenzi mari, e timpul să îți pui în ordine contabilitatea și să te asiguri că ești pregătit să depui la timp acest fișier XML.
Chiar dacă poate părea o corvoadă, adevărul este că acest sistem poate aduce mai multă eficiență și transparență în raportările fiscale. Însă, dacă nu știi exact ce ai de făcut, ai face bine să te consulți cu un contabil sau cu un expert IT, pentru că fiecare greșeală te poate costa destul de scump.
Așa că, până la următoarea cerință fiscală ciudată, fii sigur că ai depus corect declarația 406 și că ANAF nu are ce să-ți reproșeze.
